MIS (آقای صدیقی)

تعریف اصطلاح MIS: سیستم اطلاعات مدیریت

(Management Information System )

درواقع MIS سیتمی نیست که اطلاعات را مدیریت کند بلکه سیستمی است که اطلاعات ضروری را برای تصمیم گیری در اختیار مدیریت قرار می دهد.

تفاوتMIS با IMS: IMS سیستمی است که اطلاعات را مدیریت می کند اما MIS سیستمی است که اطلاعات را برای تصمیم گیری در اختیار مدیریت قرار می دهد.

تعریف MIS : 

MIS  با سازماندهی و انتخاب داده ها ، اطلاعات لازم را در جهت اتخاذ تصمیم، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران آماده می کند.

تعریف دوم: یک سیستم اطلاعاتی رسمی کامپیوتری که می تواند اطلاعات لازم را از منابع مختلفی جمع آوری کند و برای تصمیم گیری به قسمت مدیریت انتقال دهد.

تعریف دیگری از MIS:

تعریف سیستم + تعریف مدیریت* + تعریف اطلاعات

*تعریف مدیریت: انتخاب داده ، اتخاذ تصمیم و ...

تعریف اطلاعات از بعد رفتاری: تحریک ابتدایی رفتار انسان به صورت مجموعه ای از علائم. یعنی یک فرد برای انجام یک عمل آماده می کنیم و رفتاری که فرد در قبال آن پروسه به صورت اطلاعات بروز می دهد.

به صورت کلی در تحلیل مسائل دو نوع نگرش وجود دارد

1- تحلیلی ، 2- سیستمی.

در این مبحث با نگرش سیستمی مسائل را تحلیل می کنیم.

در نگرش سیستمی هیچ مسئله ای از دید مدیر پنهان نمی ماند.

انواع سیستم و تعریف آن:

سیستم باز : سیستم باز با محیط اطراف تبادل اطلاعات دارد.

سیستم بسته: سیستم بسته با محیط اطراف خود تبادل اطلاعات ندارد.

MIS یک سیستم باز است.

هدف MIS : مدیریت افزایش روند ارائه  و اداره ی اطلاعات و کاهش حدس و گمان در حل مشکلات در سطوح مختلف سازمانی از طریق سیستم های بازخورد* اطلاعات در جهت تکامل داده های جدید به سیستم است.

*بازخورد یا Feed Back از اجزاء سیستم است.

هدف Feed Back: بروز رسانی اطلاعات وتکامل آنها و رفع نواقص و مشکلات.

 

6 عنصر مهم در تشکیل MIS :

1- ورودی)داده های خام) ، Input

2- خروجی ( اطلاعات مدیریتیOutput

3- فرآیند ها  ( برنامه ها و پردازنده هاProcesses

4- بازخورد

* 4 مورد اول از اجزاء سیستم محسوب می شود.

5- فایل های اطلاعاتی ، Data base ، Data file

6- ابزار (سخت افزار و نرم افزار) ، Ware

7- پرسنل ، Personnel

کارکنان شرکتهایی که برای اولین بار این سیستم را نصب کردند به دو دلیل عمده احساس ترس و ناامنی شغلی می کردند.

1- اینکه می ترسیدند ورود رایانه باعث بی کاری آنها شود که عملا در برخی موارد نیز چنین شد.

2- حتی در جاهایی که مدیران نخواستند از حجم نیروی انسانی کم کنند به علت اینکه سیستم اطلاعات مدیریت(MIS) آنها را مخفیانه کنترل می کند آنها را می ترساند. (این خصوصیت یکی از مزایای MIS محسوب می شود و خطای انسانی را کاهش می دهد.(

 

از آنجا که MIS تحت تاثیر رایانه و اتوماسیون است ممکن است ناخواسته برخی تغییرات رفتاری در کارمندان بوجود آید که لزوم توجه به فاکتورانسانی در موسسات را نیازمند است.

 

سیر تکامل سیستم های اطلاعاتی:

1- پردازش داده ها (DP ) در دهه ی 1950

مثال : سیستم مکانیزه ی حساب پس انداز.

2- سیستم اطلاعات مدیریت(MIS) دهه ی 1960

3- سیستم حمایت از تصمیم (DSS) دهه ی 1970

4- سیستم های خبره (ES) دهه ی 1980

 این سیستم خبرگی و تخصص را از فرد می گیرد و در کامپیوتر ذخیره می کند و در زمانی که به آن احتیاج است آنها را در اختیار کاربر قرار می دهد.

5- سیستم اطلاعات مدیریت عالی (EIS ) اواخر دهه ی 1980

6- سیستم های تصمیم گروهی (EDSS) دهه ی 1990

7- شبکه ی عصبی مصنوعی ( (ANN اواخر دهه ی 1990

 

مدل تحلیلی MIS؛

سیستم های جمع آوری اطلاعات که این سیستم به بخش پایگاه داده های شرکت  به طور مستقیم در ارتباط است.

برای اینکه مدیر بتواند تصمیم گیری کند باید یک سری اطلاعات را ازپایگاه نیروی انسانی دریافت کند.

که معمولا به سه صورت زیر است:

ــ گزارشات درخواستی

ــ گزارش براساس رویدادهایی که در شرکت اتفاق می افتد

ــ گزارشهای دوره ای

 

چرا  MIS ؟  

1- رشد تجاری آسان تر

2- تبدیل شغل های دفتری به شغل های تحلیلی

که حاصل آن خلاقیت بیشتر در کار و بهره وری بالاتر کارمندان (نیروی انسانی) است.

3- کم کردن بارتصمیم گیری از روی دوش مدیریت کل .

4- ارائه ی اطلاعات مفیدتر و جامع تر

5- بسیاری از سازمان ها MIS را ابزاری برای کسب برتری نسبت به رقیبان می دانند.

با ارائه ی یک سری تکنیک ها برای رسیدن و برتری از رقبای تجاری .

 

دو نکته ی مهم در به کارگیری این تکنیکها؛

ــ طراحی برتر MIS

ــ گزارشات کامپیوتری موثر

 

مزایای استفاده از MIS؛

 

کاهش هزینه وکاغذبازی ، صرفه جویی در زمان ، جلب رضایت ارباب رجوع و کارکنان و بالا بردن کیفیت کار.

عوامل تاثیرگذار بر نوع سیستم اطلاعاتی در طراحی آن :

1- نوع صنعت و تجارت

نحوه ی عملکرد هر سازمانی با سازمان دیگر متفاوت است پس نیازهای اطلاعاتی، اهداف متفاوت و افق های برنامه ریزی گوناگونی دارد ونیاز فوری آنها به اطلاعات با یکدیگر متفاوت است.

2- جایگاه آن در چرخه ی صنعتی عمر صنعت

یک سازمان باید جایگاه خود را در چرخه ی عمر صنعت تثبیت کند.

چرخه ی عمر صنعتی 4 مرحله دارد:

ــ معرفی صنعت

ــ رشد

ــ بلوغ (اوج)

ــ افول؛ که می شود از آن جلوگیری کردو برای حفظ بقای آن سازمان یا شرکت با ایجاد خلاقیت و با معرفی یک کالای جدید این مراحل را  دوباره تکرار کرد.

3- اندازه و ساختار سازمانی

4- وضعیت فعلی فناوری( یاد گیری از تجربیات سازمان های مشابه موثر است)

5- سبک مدیریت

6- وسعت جغرافیایی

7- تاثیرات سیاسی و اقتصادی  

 

خطراتی که یک سازمان باید با آنها مقابله کند:

1- تغییر ناخواسته در اطلاعات

2- استراق سمع در هنگام جابجایی اطلاعات

3- دزدی اطلاعات

راه حل هایی برای موارد 2و3 ؛

ــ حفاظت از کلمات عبور

*استفاده از روشهای رمزگذاری

ــ استفاده از لایه ی امن (SSL ) در انتقال اطلاعات

*زمانیکه Client (کاربر)از هویت Server مطمئن شد حال با استفاده از یک روش رمزگذاری متقارن اطلاعات را جابه جا می کند.

* در روش دیگر اطلاعات با یک روش رمزگذاری نامتقارن جابه جا می گردد.

 

         پایان